Code of conduct

1. Inleiding

Correct ethisch gedrag, oprechtheid, betrouwbaarheid en integriteit zijn leidende beginselen binnen Tandartspraktijk De Liefde, zowel intern, naar cliënten als naar buiten.

Het is van groot belang dat ieder van ons de goede naam van Tandartspraktijk De Liefde beschermt. Daarvoor is een cultuur vereist die sterk inzet op openheid, integriteit en ethisch gedrag. Welke rol wij ook binnen de onderneming vervullen, wij zijn allemaal verantwoordelijk voor de handhaving van onze ethische en wettelijke principes.

We hebben deze Code of conduct (de Code) opgesteld om deze principes toe te lichten aan iedereen die bij, voor of namens Tandartspraktijk De Liefde werkt, ongeachte de rechtsbetrekking (de Medewerkers). Op hen is de Code expliciet van toepassing.

Onder Tandartspraktijk De Liefde wordt in dit kader verstaan Holding Lassus Tandartsen B.V. en alle aan deze onderneming gelieerde vennootschappen, waaronder uitdrukkelijk (maar niet uitsluitend) Lassus Facilitair B.V., Lassus Tandartsen B.V., Lassus Tandartsen Keizersgracht B.V., Tandartspraktijk De Liefde B.V., Tandartspraktijk Plantage Middenlaan B.V., Lassus Tandartsen Olympisch Stadion B.V., Dental Factory B.V., TTH Van Wou B.V., Lassus Orthodontie B.V., Lassus Tandartsen Lelystad B.V., Oisterwijk Tandheelkunde B.V.en alle vennootschappen waarin de verschillende vestigingen van Lassus zijn ondergebracht.

De Code is onderverdeeld in zestien onderwerpen die relevant zijn voor de bedrijfsactiviteiten van Tandartspraktijk De Liefde. De Code biedt heldere uitgangspunten ten aanzien van integriteit en ethiek bij het zaken doen.

De Code bepaalt onze beslissingen en acties en is zowel van toepassing op zakelijke acties als het gedrag van Medewerkers tijdens hun werkzaamheden voor Tandartspraktijk De Liefde. Daarnaast is de Code van groot belang bij het besluit om relaties met cliënten, leveranciers en andere derden aan te gaan of voort te zetten.

De Code omvat de minimale gedragseisen en is niet uitputtend.

2. Cultuur binnen Tandartspraktijk De Liefde

Tandartspraktijk De Liefde is als een driesterrenrestaurant dat qua bediening iedere klant hetzelfde benadert. Of de klant uitgebreid of bescheiden dineert, dure of goedkopere wijnen kiest, maakt hem niet meer of minder welkom. In beide gevallen kan hij rekenen op een perfecte maaltijd en de beste service. Want alleen dan behoudt de zaak zijn sterren en komt de klant terug.

Service is een andere benaming voor dienstverlening. Dienstverlening om klanten / cliënten tevreden te stellen, hetzij door in ruil voor geld goederen of diensten aan te bieden waar zij om vragen, hetzij door het oplossen van problemen of het opnemen van klachten. Worden de klachten op een goede manier afgehandeld en de problemen binnen korte tijd opgelost, dan spreken we van een goede service. En omdat een goede service bijdraagt aan de tevredenheid van de klant die weer zorgt voor meer inkomsten, stijgt de omzet van het bedrijf en kunnen investeringen voor uitbreiding of verbetering worden gedaan.

Om een hoge cliënttevredenheid en cliëntloyaliteit te bereiken, hanteert Tandartspraktijk De Liefde onderstaande waarden als basiswaarden voor haar cultuur:

• Stel je open voor de behoeften van mensen voordat ze er zelf om vragen;
• Help elkaar (teamwork);
• Accepteer de gevoelens van anderen (empathie);
• Respecteer de waardigheid en de privacy van je medemens (hoffelijkheid); en
• Leg uit wat er aan de hand is (communicatie).

3. Wetgeving

Tandartspraktijk De Liefde streeft naar naleving van alle relevante wet- en regelgeving en verwacht dit tevens van al haar Medewerkers. Dit omvat alle wet- en regelgeving, ongeacht het land waar de werkzaamheden of activiteiten plaatsvinden of waar een aan Tandartspraktijk De Liefde gelieerde onderneming gevestigd is. Zorg specifiek of algemeen.

Onder zorg specifieke relevante wet- en regelgeving valt in ieder geval:

1. Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)
2. Wet bescherming persoonsgegevens
3. Wet op de beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG)
4. Kwaliteitswet zorginstellingen
5. Wet klachtrecht cliëntenzorgsector
6. Arbowet
7. WIP richtlijn
8. Besluit Stralingsbescherming
9. Kernenergiewet
10. Geneesmiddelenwet

Onder de algemene relevante wet- en regelgeving valt in Nederland in ieder geval:

1. ambtelijke omkoping (artikel 177 Wetboek van Strafrecht (WvS))
2. valsheid in geschrifte (artikel 225 WvS)
3. diefstal (artikel 310 WvS)
4. afpersing (artikel 317 WvS)
5. verduistering (artikel 321 WvS)
6. verduistering in functie (artikel 322 WvS)
7. oplichting (artikel 326 WvS)
8. niet-ambtelijke omkoping (artikel 328ter WvS)
9. witwassen (artikel 420 bis WvS)
10. handelen met voorkennis c.q. voorwetenschap en andere handelingen in strijd met de Wet op het financieel toezicht en daarbij behorende wet- en regelgeving

4. Concurrentie

Tandartspraktijk De Liefde schuwt concurrentie niet, zolang concurrentie plaatsvindt op een eerlijke manier. Tandartspraktijk De Liefde ondersteunt de ontwikkeling van passende mededingingswetten. De ondernemingen en Medewerkers van Tandartspraktijk De Liefde voeren hun werkzaamheden uit volgens alle beginselen van eerlijke concurrentie en alle relevante wet- en regelgeving.

5. Vertrouwelijke informatie en bescherming van persoonsgegevens

Medewerkers dienen alle bedrijfsinformatie vertrouwelijk te behandelen en mogen geen bedrijfs- of cliëntinformatie aan derden verstrekken zonder uitdrukkelijke toestemming van hun direct leidinggevende én de cliënt. Uitdrukkelijk wordt op deze plek ook verwezen naar opgelegde geheimhoudingsverplichtingen in andere documenten, zoals bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst. Medewerkers zijn verplicht bedrijfsinformatie te respecteren en te beschermen, waaronder informatie op computers en overige apparatuur, en mogen ook na beëindiging van hun dienstverband geen bedrijfsinformatie openbaar maken.

Tandartspraktijk De Liefde en haar Medewerkers beschermen de privacy en veiligheid van de persoonsgegevens van cliënten, Medewerkers, leveranciers, en ieder andere partij waarmee zij zaken doen. Persoonsgegevens mogen uitsluitend voor legitieme zakelijke doeleinden en conform de wettelijke regels worden gebruikt. Medewerkers die vermoeden dat er sprake is van inbreuk op de gegevensbeveiliging van Tandartspraktijk De Liefde dienen dit direct te melden.

6. Belangenverstrengeling

Alle Medewerkers worden geacht hun werkzaamheden in het belang van Tandartspraktijk De Liefde uit te voeren. Zij dienen iedere vorm van belangenverstrengeling te vermijden, waaronder gedrag dat strikt gezien geen belangenverstrengeling inhoudt maar de schijn ervan kan wekken, tussen de belangen van Tandartspraktijk De Liefde en de persoonlijke belangen.

Het is met name verboden om zakelijke transacties uit te voeren tussen Tandartspraktijk De Liefde en cliënten en/of leveranciers, waarin de Medewerker of een van zijn of haar familieleden een financieel of bestuurlijk belang heeft, tenzij uitdrukkelijk overeengekomen en goedgekeurd door het management. Elk mogelijk geval van belangenverstrengeling dient te worden gemeld aan de direct leidinggevende van de betreffende Medewerker. Bij twijfel dient de Medewerker te overleggen met zijn of haar direct leidinggevende.

7. Geschenken en entertainment ontvangen en aanbieden

Als vuistregel geldt dat het Medewerkers niet is toegestaan geschenken of entertainment te accepteren van of aan te bieden aan cliënten, leveranciers, en anderen met wie Tandartspraktijk De Liefde een zakelijke relatie heeft en waarvan de waarde hoger is dan wat als gebruikelijke beleefdheid kan worden gezien (maximaal € 50,-).

Het is nooit toegestaan contant geld te aanvaarden of aan te bieden, tenzij de Medewerker daarvoor uitdrukkelijke toestemming heeft van het management.

8. Bedrijfsactiva en bedrijfsmiddelen

Elke Medewerker is verantwoordelijk voor de juiste inzet, de bescherming en het behoud van activa en middelen van Tandartspraktijk De Liefde en vertrouwelijke informatie die onze cliënten en zakenpartners aan ons verstrekken. Hiertoe behoren de eigendommen, activa, vermogensbelangen, financiële gegevens, handelsgeheimen, informatie en overige rechten van Tandartspraktijk De Liefde.

Activa en middelen van Tandartspraktijk De Liefde en kansen voor Tandartspraktijk De Liefde dienen te worden ingezet voor het nastreven van de doelen van Tandartspraktijk De Liefde en niet voor persoonlijk gewin. Medewerkers die vermoeden dat ze te maken hebben met belangenverstrengeling dienen de kwestie op te nemen met hun direct leidinggevende.

9. Integriteit van registraties

De bedrijfsdocumenten van Tandartspraktijk De Liefde vormen de basis van onze betrouwbare en juiste verslaglegging aan het management, toezichthouders, de Inspectie Gezondheidzorg, aandeelhouders, crediteuren, overheidsorganen en overige partijen. Alle officiële registraties van Tandartspraktijk De Liefde dienen derhalve nauwkeurig, eerlijk en volledig te zijn. Tandartspraktijk De Liefde staat niet toe dat betalingen worden verhuld door ze te laten plaatsvinden via rekeningen van derden, zoals tussenpersonen of consultants. Alle bedrijfsactiviteiten van Tandartspraktijk De Liefde dienen te voldoen aan alle lokale en nationale wet- en regelgeving inzake het juist en volledig onderhouden van de financiële administratie.

10. Omkoping en corruptie

Tandartspraktijk De Liefde gaat uit van eigen kracht en concurreert op eerlijke wijze op basis van haar diensten en serviceverlening. Tandartspraktijk De Liefde gelooft dat zij zich daarmee onderscheidt in de markt.

Iedere vorm van omkoping is voor Tandartspraktijk De Liefde onaanvaardbaar. Persoonlijke betalingen aan of omkoping van personen die in dienst zijn van cliënten of leveranciers van Tandartspraktijk De Liefde, overheidsfunctionarissen of wetgevers, of omkoping van of persoonlijke belangen aan Medewerkers van Tandartspraktijk De Liefde, zijn streng verboden.

11. Bijdrage aan politieke partijen en handel met voorkennis

Als vuistregel geldt dat het niet is toegestaan geld of middelen aan te wenden om politieke kandidaten of partijen waar ook ter wereld te steunen. Tandartspraktijk De Liefde steunt geen politieke partijen en doneert geen geld aan groepen die zich inzetten om partijbelangen te bevorderen. Tandartspraktijk De Liefde verbiedt het gebruik van faciliteiten of middelen van Tandartspraktijk De Liefde door Medewerkers ten behoeve van politieke campagnes, politieke fondsenwerving of partijpolitieke doeleinden.

Hoewel Tandartspraktijk De Liefde geen beursgenoteerd bedrijf is, kan Tandartspraktijk De Liefde deelnemen aan zakelijke transacties met beursgenoteerde bedrijven of dit overwegen. Medewerkers die kennis hebben van (potentiële) zakelijke transacties met een beursgenoteerd bedrijf mogen zich niet bezighouden met de handel in aandelen, opties of overige effecten van het betreffende bedrijf zolang deze transacties nog niet algemeen bekend zijn.

12. Werknemersrelaties

Tandartspraktijk De Liefde zet zich in voor gelijke kansen en een respectvolle werkomgeving. Het is Medewerkers niet toegestaan te discrimineren op basis van ras, religie, geslacht, afkomst of een ander wettelijk verboden status. Seksuele intimidatie wordt niet getolereerd.

13. Alcohol en drugs

Bij Tandartspraktijk De Liefde is het gebruik van alcohol en/of drugs op het terrein, in het kantoor of op de werkvloer niet toegestaan. Medewerkers krijgen geen toegang en/of worden uit hun kantoor of van de werkvloer verwijderd indien zij onder invloed van alcohol en/of drugs verkeren.

14. Communicatie met derden

Het is alleen daartoe bevoegde Medewerkers toegestaan om namens Tandartspraktijk De Liefde te spreken met de inspectie, crediteuren, media, leveranciers en overige derden. Medewerkers die zijn bevoegd om namens Tandartspraktijk De Liefde te spreken of handelen, dienen zich aan de beperkingen van deze bevoegdheid te houden en mogen niet trachten deze te overschrijden of te omzeilen.

15. Overtredingen

Overtredingen van de Code kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tegen de betreffende Medewerker. Tandartspraktijk De Liefde behoudt zich het recht voor om dergelijke overtredingen aan te pakken, zoals zij dat onder de omstandigheden passend acht. De mogelijkheid van ontslag op staande voet en het direct beëindigen van een overeenkomst van opdracht of samenwerkingsovereenkomst wordt daarbij niet uitgesloten.

16. Ongepast, onethisch of onrechtmatig gedrag melden

Tandartspraktijk De Liefde streeft naar een cultuur op basis van vertrouwen en individuele verantwoordelijkheid. Medewerkers kunnen tijdens de uitoefening van hun werkzaamheden echter onethisch of onrechtmatig gedrag tegenkomen. Tandartspraktijk De Liefde wil een omgeving bieden, waarin Medewerkers eventuele zorgen over misstanden naar voren kunnen brengen. We willen een veilige en eerlijke manier bieden om dergelijk gedrag te goeder trouw te kunnen melden. Het is de taak van elke Medewerker om dergelijke overtredingen te melden. Deze melding kan, al dan niet anoniem worden gedaan aan de afdeling HR of het management.

17. Overige richtlijnen

In dit document komen de voornaamste aspecten van ethisch gedrag aan bod die Tandartspraktijk De Liefde van zijn Medewerkers verwacht. De Code kan niet vooruitlopen op elke mogelijke wettelijke of ethische kwestie die zich kan voordoen en is derhalve over bepaalde onderwerpen mogelijk niet specifiek genoeg. Medewerkers die vragen hebben over de Code of in bepaalde situaties behoefte hebben aan richtlijnen, dienen contact op te nemen met de direct leidinggevende, die de kwestie vervolgens zo serieus mogelijk zal oppakken. Daarnaast kunnen zij voor advies of richtlijnen terecht bij de HR afdeling of het management van Tandartspraktijk De Liefde.